Kdo organizuje svatby, hraje jako DJ nebo zdobí sály, ten zná sezónu, kdy se poptávky sypou ze všech stran. Snoubenci píšou na Instagram, firma posílá e-mail s dotazem na vánoční večírek, kamarád kamaráda volá kvůli oslavě padesátin. Každý klient chce něco trochu jiného a odpověď potřebuje rychle, protože poptává i u konkurence.
Zároveň řešíte věci, které se nesmí pokazit: dvě akce na stejný víkend, zapomenutá záloha, nedomluvená doprava vybavení nebo koordinátor, který neví, kde má v sobotu ráno být. Dokud to drží jen tabulka a paměť, je to pořád o kousek blíž chybě, než by mělo.
Nemáte web? Vytvoříte ho z toho, co už v systému máte
V administraci Homeearly si za pár minut vytvoříte webovou stránku zdarma na adrese homeearly.eu/firma/vase-firma. Stránka převezme vaše služby s cenami a fotkami, třeba svatbu na klíč, DJ na akci, výzdobu nebo pronájem vybavení. Přidáte galerii z akcí, mapu a kontakty, obchodní podmínky a GDPR se vygenerují samy a vzhled je laděný pro obor.
Klienti na webu najdou tlačítko Poptat. Popíší typ akce, místo, počet hostů a představu, mohou přiložit fotku a rovnou vidí náhled obsazenosti dnů. Na obsazené víkendy se tak ptát nebudou.
Web už máte? Formulář vložíte jedním kódem
Pokud máte vlastní web nebo portfolio, nic měnit nemusíte. Poptávkový formulář do něj vložíte jedním kódem, případně odkaz dáte na Instagram, Facebook nebo profil na Googlu. Hlavní změna nastane za webem: místo hledání ve zprávách máte všechny poptávky na jednom místě a z každé snadno uděláte nabídku, akci v kalendáři a fakturu.
Co vám ulehčí sezónu
- Nabídka, kterou klient schválí online: z poptávky připravíte nabídku s jednotlivými položkami, klient ji potvrdí přes odkaz a jedním klikem vznikne akce.
- Výpočet dopravy: paušál nebo cena za kilometr, parkovné a mýtné, aby převoz aparatury či dekorací nebyl na vaše náklady.
- Cena dohodou podle rozsahu, protože žádná svatba není stejná jako jiná.
- Kalendář akcí a tým: koordinátoři s rolemi a pracovní dobou, zdroje jako auta nebo sady vybavení, propojení s Google, Outlook či iCloud kalendářem, aby nevznikla dvojí rezervace. Více v části kalendář, úkoly a tým.
- Dokumenty u akce: smlouvy, harmonogramy a další PDF máte u akce, ne v různých složkách.
- Poptávky z e-mailu se nabídnou ke schválení a odpověď klienta se připíše k poptávce. Nové poptávky vám přijdou jako upozornění do telefonu.
- Faktura s QR platbou, automatické párování plateb z banky a upomínky. Po akci odejde klientovi žádost o hodnocení.
Modelová situace z hlavní sezóny
Pouze pro ilustraci: V pondělí ráno vám telefon ukáže tři nové poptávky z víkendu. Jedna svatba na červen, jedna firemní akce a dotaz na pronájem vybavení. Svatbě připravíte nabídku s DJem, výzdobou a dopravou, kterou systém dopočítá podle vzdálenosti. Klienti si ji v klidu projdou doma a večer ji online schválí. Akce se objeví v kalendáři a vy k ní přiložíte smlouvu.
Ve čtvrtek přiřadíte akce na víkend koordinátorům, každý je vidí ve svém kalendáři v telefonu. Po svatbě odejde faktura s QR kódem na doplatek a v přehledu tržeb vidíte, jak se sezóna vyvíjí.
Shrnutí
Rychlejší odpovědi na poptávky, nabídky, které vypadají profesionálně, a žádné kolize termínů. Doprava i zálohy jsou vždy započítané a vy se můžete víc věnovat tomu, aby akce byla pro klienty nezapomenutelná. Podrobnosti najdete na stránce Homeearly pro svatby a eventy.
Vyzkoušejte Homeearly zdarma
Registrace zabere minutu: 30 dní zdarma se všemi funkcemi, bez platební karty a bez závazku. Obor Svatby a eventy / DJ / Dekorace vám nastavíme rovnou — služby, menu i texty — a webovou stránku si vytvoříte hned po registraci.