Účetní, daňoví a finanční poradci, ale i menší kanceláře tráví nečekaně mnoho času věcmi, které s odbornou prací nesouvisí. Klient napíše, že by se rád sešel „někdy příští týden“, vy navrhnete tři termíny, on odpoví za dva dny a mezitím jeden z nich obsadil někdo jiný. Před termínem daňového přiznání se k tomu přidají desítky e-mailů s dotazy, kdy a co donést.
A pak administrativa vlastní kanceláře: schůzky, které klient zapomněl, nabídky na vedení účetnictví rozeslané ve Wordu a faktury za konzultace, které se vystavují až na konci měsíce, protože během něj na ně není čas.
1. Klienti si schůzku zarezervují sami
Pokud web nemáte, vytvoříte si ho v administraci Homeearly za pár minut zdarma na adrese homeearly.eu/firma/vase-firma. Stránka převezme údaje, které v systému už jsou: služby s cenami, třeba úvodní konzultaci, online schůzku nebo zpracování daňového přiznání, dále kontakty, mapu a otevírací dobu. Obchodní podmínky a GDPR se vygenerují samy a vzhled odpovídá oboru.
Klient na webu klikne na Objednat se, vybere typ schůzky a v kalendáři obsazenosti uvidí volné termíny. Pro složitější zakázky je tu tlačítko Poptat, kde klient popíše, co potřebuje. Máte-li vlastní doménu, můžete ji na stránku přesměrovat.
Pokud už web máte, nic neměníte. Rezervační kalendář nebo poptávkový formulář do něj vložíte jedním kódem, případně odkaz přidáte do e-mailového podpisu nebo profilu na Googlu. Přínos je hlavně v tom, co se děje potom: schůzky, klienti, nabídky i faktury na jednom místě.
2. Kalendář, který hlídá obsazenost za vás
Schůzky vidíte po dnech, týdnech i měsících a přesunete je přetažením. Kalendář se propojí s Google, Outlook nebo iCloud kalendářem, takže vám nikdo nezarezervuje čas, kdy už jste jinde. Pokud v kanceláři pracuje víc poradců, každý má svou pracovní dobu a své schůzky, a zasedačku můžete nastavit jako zdroj. Podrobněji v části kalendář, úkoly a tým.
3. Méně zapomenutých termínů
- Připomínka den předem e-mailem, SMS nebo přes WhatsApp, klient si termín sám přesune nebo zruší.
- Termínové připomínky na další návštěvu, například pravidelnou konzultaci nebo podklady k daňovému přiznání.
- Upozornění v telefonu na každou novou rezervaci nebo poptávku, ať o ní víte hned.
- Hromadné připomínky a šablony zpráv, když potřebujete oslovit všechny klienty najednou.
4. Poptávky a nabídky bez přepisování
E-maily klientů z firemní schránky se nabídnou jako poptávky ke schválení, newslettery a automatické odpovědi se odfiltrují a schránka zůstane nedotčená. Z poptávky připravíte nabídku, kterou klient schválí online, a jedním klikem z ní vznikne zakázka. U rozsáhlejší práce můžete nastavit hodinovou sazbu nebo cenu dohodou podle rozsahu. Na kartě klienta pak vidíte historii schůzek, poznámky i přiložené dokumenty.
5. Faktury a platby samy od sebe
Fakturu s QR platbou vystavíte na pár kliknutí, platby z banky se automaticky spárují a po splatnosti odejde upomínka. Výdaje kanceláře zadáte vyfocením účtenky a vše exportujete pro účetnictví. V přehledech vidíte tržby i to, které služby vám vydělávají nejvíc.
Jak to může vypadat v praxi
Pro ilustraci: V pondělí ráno otevřete přehled a vidíte tři schůzky, které si klienti zarezervovali přes víkend, a dvě poptávky z e-mailu. Na jednu pošlete nabídku na vedení účetnictví, klient ji odpoledne schválí. Ve středu systém rozešle připomínky na čtvrteční konzultace, jeden klient si termín přesune sám. Na konci týdne vystavíte faktury a v pondělí už vidíte, které jsou zaplacené.
Ušetřený čas, méně zmeškaných schůzek, rychlejší platby a profesionální dojem od první rezervace. Více najdete na stránce Homeearly pro účetní a poradce.
Vyzkoušejte Homeearly zdarma
Registrace zabere minutu: 30 dní zdarma se všemi funkcemi, bez platební karty a bez závazku. Obor Účetní / Poradenství / Kancelář vám nastavíme rovnou — služby, menu i texty — a webovou stránku si vytvoříte hned po registraci.