Agentura s hosteskami žije z poptávek. Jeden klient chce čtyři hostesky na třídenní veletrh, druhý dvě slečny na ochutnávku v obchodním centru, třetí se ptá, jestli byste zvládli firemní večer pro dvě stě hostů. Každá poptávka přijde jinou cestou – e-mailem, přes formulář, telefonem v půlce jiné akce – a každá má jiný rozsah, jiné časy a jiné požadavky na oblečení či jazyky.
K tomu se přidává věčné skládání týmu: kdo má ten víkend volno, kdo už je na jiné akci, komu je potřeba připomenout sraz. Když se to vede v e-mailech, tabulce a hlavě, stačí jedna přehlédnutá zpráva a klient odejde ke konkurenci.
Nemáte web? Za pár minut ho máte
Homeearly vám v administraci vytvoří webovou stránku zdarma na adrese homeearly.eu/firma/vase-agentura. Použije údaje, které už v systému máte, a vzhled zvolí podle oboru. Přidáte služby s fotkami – třeba hostesky na veletrh, promo akce a ochutnávky, hostesky na firemní event nebo modelky na focení – doplníte galerii z minulých akcí a máte hotovo. Mapa, kontakty, obchodní podmínky i zásady ochrany osobních údajů se vygenerují samy.
Hlavní je tlačítko „Poptat“. Klient v něm popíše, o jakou akci jde, kolik hostesek potřebuje a kdy, a rovnou vidí náhled obsazenosti jednotlivých dnů. Pokud máte vlastní doménu, můžete ji na stránku přesměrovat.
Web už máte? Nechte ho, jak je
Poptávkový formulář vložíte na svůj stávající web jedním kódem. Nebo jen pošlete odkaz – do podpisu e-mailu, na Instagram, Facebook či do profilu na Googlu. Skutečný rozdíl ale vznikne až za webem: všechny poptávky na jednom místě, nabídky, kalendář akcí, obsazení hostesek a faktury.
Zvlášť užitečná je funkce e-mail → poptávka. Napojíte firemní schránku (WEDOS, Seznam, Gmail a další) a e-maily od klientů se vám nabídnou jako poptávky ke schválení. Newslettery a automatické odpovědi se odfiltrují, odpověď klienta se připíše k té správné poptávce a vaše schránka zůstane nedotčená.
Jak to vypadá v každodenním provozu
- Nabídka s cenou dohodou podle rozsahu – u akcí, kde je každá jiná, nemusíte tlačit hodinovou sazbu. Připravíte nabídku na míru, klient ji schválí online a jedním klikem z ní vznikne akce.
- Plánování více hostesek – v kalendáři a týmu vidíte, kdo kdy pracuje, nastavíte pracovní doby a každá hosteska má vlastní přihlášení, takže v mobilu vidí své akce. Termín přesunete přetažením.
- Žádné dvojí obsazení – obsazenost se může načítat z Google, Outlook nebo iCloud kalendáře a akce se zobrazí i v kalendáři v telefonu.
- Nadiktování poptávky – když klient volá ve chvíli, kdy stojíte na stánku, poptávku namluvíte do telefonu a systém rozpozná jméno, telefon, e-mail i termín.
- Upozornění v telefonu na každou novou poptávku, ať odpovíte dřív než ostatní agentury.
- Dokumenty u akce – smlouvu, briefing nebo harmonogram máte přiložené přímo u akce.
- Faktura s QR platbou na pár kliknutí, automatické párování plateb z banky a upomínky po splatnosti.
Jak může vypadat jeden týden
Modelová ukázka: V pondělí ráno otevřete přehled a vidíte tři nové poptávky – dvě přišly přes formulář na webu, jedna e-mailem a systém ji sám nabídl ke schválení. U veletrhu připravíte nabídku s cenou dohodou podle počtu dnů a hostesek, klient ji ve středu schválí online a vy z ní jedním klikem vytvoříte akci. V kalendáři si ověříte, které hostesky mají v daných dnech volno, a k akci přiložíte briefing. Ve čtvrtek během ochutnávky vám volá nový klient – poptávku nadiktujete do telefonu a večer na ni v klidu odpovíte. Po veletrhu vystavíte fakturu s QR kódem a platba se po připsání na účet sama spáruje.
Co tím získáte
Poptávky přestanou zapadat v e-mailu, nabídky odcházejí rychleji a s jednotnou úpravou a obsazení hostesek máte přehledně v jednom kalendáři. Méně času strávíte přepisováním a dohledáváním, klienti dostanou profesionální odpověď a peníze přijdou dřív. Víc o tom, jak je Homeearly nastavené pro váš obor, najdete na stránce Hostesky a promo agentury.
Vyzkoušejte Homeearly zdarma
Registrace zabere minutu: 30 dní zdarma se všemi funkcemi, bez platební karty a bez závazku. Obor Hostesky / Promo agentura vám nastavíme rovnou — služby, menu i texty — a webovou stránku si vytvoříte hned po registraci.